Los procesos de la empresa son la base fundamental de la gestión de la misma. Estos procesos, procedimientos, protocolos de actuación o como quiera que se denominen estos, son las descripciones de los detalles de funcionamiento de la empresa y las diferentes formas de “hacer” que tiene la misma para cada función que realiza.
Toda la empresa y los componentes de esta realizan todos los días las tareas y funciones necesarias para el correcto devenir de esta, los pedidos de clientes, presupuestos, ofertas, pedidos de compras, salidas y entradas de almacén, se realizan en muchos casos incluso sin necesidad de ordenes concretas o especificas, simplemente se hacen.
Es lo que podemos llamar “actividad por inercia” o simplemente las cosas se hacen “sin mas”, estas diferentes tareas pueden incluir hechos tan sencillos como; ¿Quién se encarga de llamar a la empresa que nos rellena el café en nuestra maquina?, ¿Cuándo llamamos para que nos rellenen el suministro?, ¿Quién decide y controla que empresa es la encargada?, todas estas preguntas tienen seguramente una respuesta concreta en personas y situaciones diarias, pero que no estará especificadas en ninguna parte y que pueden dar como problema el que no se realicen o controlen en momentos determinados, o no es verdad que cuando la persona que normalmente realiza esta función esta de vacaciones o de baja laboral es cuando nos damos cuenta de que la maquina de que no hay café.
También es muy difícil detallar todas las posibles funciones y el grado de detalle de esta dependerá evidentemente del grado de “control” final que deseemos para nuestra empresa. Es posible tener absolutamente todo controlado, según nuestra visión, con solo tres o cuatro procesos, por ejemplo, compra de material, petición de presupuestos de nuestros clientes, seguimiento de ventas y gestión de cobros y pagos.
Sea como sea debemos de establecer claramente los procesos que deseamos controlar, a cuales les daremos una importancia “vital”, cuales serán los responsables y cuales son los datos que requerimos de estos para su control.
